[전략기획] 보고서 작성 시 우선적으로 생각해야 하는 것

 

당신은 프로 일잘러 인가?

 

 

회사에서 업무를 진행하다 보면 보고서를 작성할 일이 많다. 

어떤날은 보고서로 시작해서 보고서로 끝나...(끝나지 않고 내일에 나에게 미루는 날이 대부분) 곤 한다. 

 

컴공을 전공했지만 코딩을 하지 않는 기획자로 오랜 세월 직장생활을 하다보니

보고서를 작성하는 노하우가 계속 쌓였고, 프로일잘러(?) 라고 말하기는 쑥스럽지만 일단 나만의 노하우를 남겨볼까 한다. 

 

우선, 노하우를 정리하기 전에...

보고서를 꼭 써야 할까? 라는 질문을 먼저 던져본다. 

 

최근에 기업의 형태와 근무의 형태가 다양하게 변화하면서 "보고"와 관련하여 기업들은 다양한 변화에 앞에 있다. 

보고를 해야하는 패턴과 방식도 분명하게 변화가 있고, 보고서도 필요할 경우에만 작성하곤 한다. 

보고와 보고서의 횟수가 줄어든다고 해서 보고서를 작성하는 방법을 몰라도 될까?

 

회사에서 직급이 높아지면 높아질수록 가장 중요한 역량은 리더십과 의사소통이다.

직급을 달고 리더가 되면 리더십이 반드시 필요한데 리더십에 근간이 되는 것은 의사소통이다.

의사소통이 해결되지 않으면 반드시 리더십에도 문제가 생기게 된다.

 

의사소통의 기본은 의사소통에는 "말"과 "글"이 있다. 이것을 회사에서는 보고, 보고서라고 한다. ㅋ

보고서를 꼭 작성해서 전달해야만 의사소통이 잘되는 것은 아니지만, 조리있게 보고를 한다는 것은 보고서를 잘 작성한다는 것과 같다고 할수 있다. 

직급이 높아질수록 간략한 글로써 보고하는 것, 의사소통 하는 것에 점점 더 능숙해 지곤 합니다.

 

보통 글로 의사소통 하는 것은 익숙하지 않고 어렵다고 생각하게 되는데 그렇지 않다. 

 

보고에 필요한 방대한 데이터와 각종 수치자료, 인터뷰자료 등 많은 내용을 담고 있는 보고서가 좋은 보고서 일까?

그렇지 않다. 우리의 선배들, 임원들은 항상 시간이 많고 여유가 있어 보이지만 

 

 

보고서는 최대한 짧고 함축적으로 필요한 내용만 작성해야 한다.

그래서 대부분의 기업들은 보고서를 화려하게 작성하기를 원한다기 보다는

짧게 한장으로 필요한 내용으로만 요약된 보고서를 원하고 있기도 한다.

 

보고서는 단순히 상대방에게 보고를 하기 위해 작성하는 것이 아니다.

이렇게 생각하면 보고서라는 업무 자체는 의미가 없는 것으로도 보일수 있지만

보고서가 중요하다고 생각하는 것은 따로 있다, 보고서의 본질은 사고의 방식이며, 생각의 구조이다.

피 보고자가 원하는 내용을 얼마나 잘 알고 있는지, 가려운 부분을 어떻게 긁어 줄 것인지가 중요하다. 

 

이것을 어떻게 전달할 것인가? 무엇이 중요한가? 무엇부터 할 것인지, 결정하는데 필요한 나만의 프레임워크, 의사결정의 프레임워크를 찾아주기 위한 분명한 목적이 있다.

 

누군가에게 보고를 해야만 하고, 거기에 피드백을 받을 수 있는 사람이 있다면, 당연히 에너지가 넘치고 해야만 한다는 압박감 속에서 더 퀄리티를 끌어 낼수 있다.

 

더불어서 보고서를 작성할 필요가 없더라도 평소에 보고서 형태의 문서로 정리하면서 업무를 진행하는 습관을 드리게 된다면 갑작스런 보고서가 필요할때 덜 당황하게 될 수 있다. 

 

또한 보고서를 잘 쓰고 싶다면 선,후배들이 무사통과(?) 했다고 느껴지는 보고서들을 어떻게든 구해서 정독해 보자

반드시 그 보고서들에는 Free Pass의 공통점이 있을것이다. 

 

마지막으로 주의해야 할 것이 있다. 보고서의 목적은 의사소통이며,
일을 잘하기 위한 수단과 목적으로 사용해야만 한다.
보고서를 위해서 일을 위한 일을 해서는 안된다.
지금 직면한 급한 업무의 처리가 먼저이다.