[프로 일잘러] 문서 작성을 잘 하기 위한 5가지 필수 방법

직장인이라면. 아니 문서를 잘 작성하려면 여러가지 고민에 휩싸이게 됩니다.  

 

오늘은 다년간 회사에서 다양한 보고서를 작성하며 문서쟁이로 활동한 공대생에 문서작성 잘 하는 법에 대해서 정리해 보고자 합니다. 필자는 참고로 공대생이긴 하지만 서비스기획과 경영기획업무에 몸담고 있고, 업무의 절반이상이 기획문서 작성과 보고입니다. 

 

또한 매년 그룹의 주요 이벤트(CEO 신년사, 취임사, 보고자료)에 문서작성을 맡아서 진행하고 있습니다. 

 

우선, 

보고서, 또는 기본적인 문서작성과 관련하여 가장 중요하다고 생각하는 5가지를 정리하여 이야기 해보고자 합니다.  

 

1. 잘 만들어진 문서를 많이보자

초보 기획자들이 가장 어려워 하는 것중에 하나가 문서를 어떻게 잘 꾸며야 할까 이다. 

사실 가장 잘 만든 문서는 외형적인 것 보다는 문서안에 포함되는 내용이 더 중요합니다!! 실제로 고객(피 보고자, 또는 문서를 접하게 되는 모든 사람) 이 원하는 내용이 집약적으로 잘 구성하고, 궁금해 하는 내용들이 모두 포함되어 있는지가 중요하다. 팀에서, 또는 주변에서 잘 보고가 끝났고 잘 정리된 문서가 있다고 하면. 어떻게든 구해야 합니다. 

만약 주변에 잘 만들어진 문서나 보고서가 없다면 실망하지 말고, 인터넷을 뒤져봐도 좋다. 

증권사 리포트 등을 참고해도 좋다. 최신 동향이나 업계 분석을 위해서는 증권사 리포트는 활용하기 좋은 아이템이다. 

 

2. 문서를 분석해 보자. 

자. 이제 문서를 발견했다면. 이 문서가 왜 잘 쓰여진 보고서인지, 어떤 점이 고객을 만족시켰는지 생각해 봐야 한다. 

분석해 봐야 한다. 대제목-중제목-소제목, 또는 결론을 어떻게 도출했는지, 

밑줄은 어떻게 사용했는지, 볼드체는 어떻게 쓰였는지, 강조하는 방식은 어떻게 해서 문서를 작성했는지 

이미지나 표는 어떻게 활용했는지, 글자의 폰트나 크기 등은 적당한지, 페이지의 수는 적당한지... 대충 나열만 해도 이렇게 분석할 것이 수두륵 하다...  잘 만들어진 문서를 여러번 반복해서 보다보면 어떻게 문서를 작성해야 하는지 알수 있게 될 것이다. 단, 여기서 중요한 것은 모두가 인정하는 잘 만들어진 문서라는 가정하에서다...

 

3. 따라해 보자. 

보고의 순서, 결론, 말하고자 하는것, 표를 어떻게 표현했는가. 또 그래프는 어떻게 넣었는가?

이미지나 장표들은 필요한 요소에 적시적소에 잘 들어가 있는가? 이러한 기본적인 구성을 따라해 보자. 

보고서에는 흐름이 있다. 

보고의 순서와 피보고자의 성격에 따라, 두괄식이 좋은지 미괄식이 좋은지도 판단해 보자. 

회사에서 작성하는 보고서라면.. 반드시 두괄식으로 작성하자. 

(생각보다 C레벨은 시간이 없다. 많은 보고를 받아야 하는데, 결론부터 이야기 해야 되지 않겠나?)

 

보고서 작성에 중요한 연습은 바로 따라해 보는 것이다. 

잘 만들어진 보고서를 보고 그대로 동일하게 타이핑 해 보는것도 좋다. 여러번 할수록 좋다. 

그리고 더 나아가서는 여러번 반복한 다음에 위에서 진행했던 분석의 과정을 한번 더 거쳐도 좋다. 

도식화가 필요하다면 그대로 그려봐도 좋고, 표가 들어간다면 그대로 작성해 봐도 좋다. 

반복하고 따라하다 보면 어느샌가 내것이 되어 있을 것이다. 

 

4. 기본부터 시작 - '글꼴(폰트)'을 정해보자

이제 문서작성을 제대로 하기위한 기본적인 모든 준비는 끝났다. 

지금부터는 그동안 보고 배운 문서를 직접 써 보자. 

보기좋은 떡이 먹기도 좋다.  무엇부터 할까? 폰트부터 결정하자. 

특정 그룹, 집단에서 사용하는 폰트가 정해져 있다면 이 부분은 더이상 고민하지 않아도 된다. 

 

'폰트 마케팅'이란 말도 있다. 실제로 그룹의 아이덴티티를 정립하기 위해 생각보다 많은 돈을 투자하여 기업의 폰트를 개발하기도 하고, 기업내에서만 활용하는 것이 아니라 무료로 배포해서 기업의 이미지를 높히는 마케팅 활동도 있다. 

 

배달의 민족(한나체, 을지로 10년후체)
러쉬(영국 브랜드)
애플(산돌고딕- 우리에게 잘 알려진 산돌고딕은 사실 애플과 산돌이 함께 만든 애플의 폰트임)
네이버 (다양한 서체를 개발하고 있다. 환경을 위해 잉크사용량을 줄이기 위한 '나눔글꼴에코'체도 있음)

 

이처럼 폰트를 강조하는 이유는 

보고서의 가독성 때문이다. 읽기 좋은 보고서, 읽기 편한 보고서가 좋은 보고서이다. 

 

 

5. 문서를 마무리하기 전에... 

문서작성의 마무리에서 가장 중요한 것은 '퇴고'이다. 

'퇴고' 란? 글을 다시 다듬고 고치는 행위를 말하는데 여러번 교정하는 것을 의미하는 고사성어이기도하다. 

 

필자는 퇴고 시에 반드시 출력을 해서 연필을 사용하여 밑줄을 그으면서 정독한다. 

 

이것은 오랜 나와의 약속이며, 업무하면서 빼먹지 않고 하는 일이다. 

문서를 작성한 사람은 모니터 화면만 봐서는 절대로 자신의 오타를 발견할 수 없다. (여기서 오타는 숫자도 포함이다)

 

중요한 보고서나. 배포가 되는 보고서의 경우라면 반드시 이 과정을 거쳐서 진행하기를 바란다. 

 

오랜 경험상, 존경할만한 C레벨과 CEO들은 보고서의 오타와 잘못된 숫자를 기가막히게 찾아낸다. 

아무리 보고가 잘 되어도 아무리 문서의 가독성과 퀄리티가 좋다 하더라도

오타와 잘못된 산식에서 나오는 숫자(매출, 이익, 매총 등)의 오류가 하나라도 있다면. 그것은 실패한 문서가 되어 버린다. 

 

이제 위의 5가지 기본 공식들을 꼭 잘 기억하고 보고서나 문서를 작성해 보자. 
점점 실력이 늘어날 것이며, 점점 완성도가 높아질 것이며, 점점 실수하지 않을 것이다. 
정말이다... !!