[프로 일잘러] 회사 업무에서 이메일로 살아남는 방법

업무용 이메일은 회사 생활에서 중요한 의사소통 수단입니다. 이메일을 잘 쓰면 업무를 효율적으로 처리하고, 상대방에게 프로페셔널 하다는 좋은 인상을 줄 수 있습니다. 업무용 이메일을 잘 쓰는 법은 다음과 같습니다.

 

이메일 제목은 용건을 정확하게 밝힙니다.

회사에서 이메일을 보내는 첫번째 이유는 수신자에게 용건이 있어서 입니다. 

절대로 그냥 이메일을 보내지 않죠... 어찌보면 대부분의 회사에서는 이메일로 시작해서 이메일에 첨부할 내용을 준비하고 다시 이메일로 끝난다고 해도 과언이 아닙니다. 따라서 이메일을 시작하는 제목. 제목이 가장 중요합니다. 

이메일 제목 작성은 요청하고자 하는 용건을 정확하게 밝힙니다. 

이메일 제목은 상대방이 이메일을 열어볼지 여부를 결정하는 중요한 요소입니다. 제목만 보더라도 중요한 메일인지 아닌지가 단번에 결정 납니다. 따라서 이메일 제목은 용건을 정확하게 밝히고, 짧고 간결하게 작성합니다. 메일에 제목만 보더라도 메일 본문에 어떤 내용이 담겨있는지 유추가 되어야 하고, 메일을 수신한 사람이 뭘 해야 하는지 알수 있어야 합니다. 

 

이메일의 본문은 간결하고 정확하게 작성합니다.

이메일의 본문은 간결하고 정확하게 작성합니다. 이메일의 본문은 용건을 명확하게 밝히고, 핵심만을 전달합니다. 

 

불필요한 내용은 생략하고, 가독성이 좋도록 작성합니다. 이메일에서 수신자에게 요청하는 것이 무엇인지? 또는 전달하고자 하는 것이 무엇인지? 어떤 이유로 요청하게 되었는지 언제까지 어떻게 회신을 하면 되는지...

이메일만 보고도 딱 알아차리고 업무를 할 수 있어야 합니다. 

 

 필자는 이메일  하단에 항상 "위와 관련하여 궁금하신 사항은 언제라도 문의해 주시기 바랍니다." 라고 작성을 하곤 하는데요. 이때 만약 문의 전화나 문의메일이 빗발친다면.... 내가 보낸 그 메일은 잘못된 메일이구나... 정확한 의사 전달이 안되었구나 라고 생각해야 합니다. (실패한 메일이죠)

 

하지만 보통 메일을 보내면 추가 문의사항 없이 모두 답변이 잘 돌아오곤 합니다.

 

이메일은 본문 내용은 가독성이 좋도록 작성합니다.

이메일은 가독성이 좋도록 작성합니다. 자간이나 줄간이 엉성하면 읽어보기 어렵고 읽고 싶지 않은 메일이 되어 버립니다.

이메일은 띄어쓰기와 들여쓰기를 적절하게 사용하고, 글자 크기는 11~12포인트로 설정합니다. 저는 업무의 특성상 임원분들에게 메일을 보내는 일이 많이 있는데 이때는 기본포인트 보다 좀 더 큰 12포인트를 사용합니다. 결국 이메일은 업무에 서 가장 중요한 커뮤니케이션 수단이기 때문에 이메일을 받는 고객을 먼저 생각해야 합니다. 

또한, 굵은 글씨, 언더라인, 기울임 글씨, 취소선 등은 적절하게 사용합니다.

 

하지만 필자의 경우, 기울임 글씨는 잘 사용하지 않습니다. 전체적인 가독성이 중요하기 때문에 글씨를 기울이면, 시선도 기울여져서 추천하지 않습니다. 또한 메일 전체 본문에서도 중요한 부분이나 요청사항, 요청기한 등의 내용에 대해서는 굵은글씨와 색상을 입히기도 합니다. 

 

메일 본문은 읽기 좋게 구성이 되어 있어야 하며, 단락간 한줄을 더 띄어쓴다거나 하는 방식을 적절하게 사용하는 것도 좋습니다. (보통 CEO 메시지를 이메일로 보낼 때도 이렇게 많이 합니다..)

 

이메일을 보낼 때는 오탈자와 맞춤법, 첨부파일이 잘 첨부되었는지 반드시 확인합니다.

이 부분은 가장 중요합니다.

특히 상급자나 대외기관, 타 회사 등에 요청사항이 있거나 회신을 해야 하는 상황이면 어쩌면 본인이나 회사의 이미지까지도 손상시킬수 있습니다. 그래서 저는 항상 이메일을 보낼 때는 아무리 바빠도 2번 정도 정독을 하고 "보내기" 버튼을 누릅니다. 메일을 보내기 전에 오탈자와 맞춤법을 반드시 확인합니다. 

 

오탈자와 맞춤법이 있으면 상대방에게 부정적인 인상을 줄 수 있습니다. 또한 가장 많이 하는 실수로 첨부파일을 첨부하지 않아서 똑같은 메일을 첨부파일 때문에 다시 보내는 경우가 있는데. 메일 수신자에게 꼼꼼하지 못하고 덤벙대는 성격임을 그대로 보여주는 상태가 됩니다. 반드시 이메일을 보내기 전에 오탈자, 맞춤법, 첨부파일을 두 번, 세 번 확인하는 습관이 필요합니다.

 

마지막, 이메일을 업무에 사용할때 꿀팁을 말씀 드리겠습니다. 

수신자, 참조, 숨은참조 를 잘 활용합니다. 

수신자는 본 업무를 반드시 처리하거나, 주요하게 그 업무를 분장해서 나누어 줄수 있는 사람을 선택하는 것이 좋습니다.

참조는 가급적 해당 업무를 반드시 알고 있어야 하거나, 수신자가 처리하기 힘든 상황일때 대신 처리해 줄 수 있는 사람을 선택합니다. 참조는 이렇게 사용하면 한번 보낸 메일을 다시 보내지 않아도 함께 확인할 수 있기 때문입니다.

필자는 전략기획팀에 근무하는데 때에 따라서 CEO나 CFO를 참조리스트에 포함하기도 합니다. 보통 이때는 두가지 목적으로 사용되는데 이는 전사적으로 중요한 업무사항일때만 선택적으로 사용하는데 1) 해당 업무의 진행상황을 CEO나. CFO가 알수 있도록 하는 목적 2) CEO, CFO가 인지하고 있으니. 빠르고 명확하게 회신해 달라는 암묵적인 요구사항이기도 합니다. (확실히 빠르고 정확하게 원하는 바를 얻을수 있습니다.) 

 

숨은참조는 함께 업무하는 본인의 부사수 또는 동료들을 포함합니다. 팀의 업무 진행사항을 함께 확인할 수 있고, 만약에 상황에서는 대무자의 역할도 해 줄수 있기 때문이죠. 

 

 

회사생활을 할때 가장 중요한 것은 함께 일하는 사람들과의 커뮤니케이션이라고 생각합니다. 
필자의 회사의 경우도 이메일이 메인 소통 채널입니다. 
이메일을 잘 사용하면, 현재 내가 어떤 업무들을 하고 있고, 어떤 업무들을 회신 받아야 하고 
어떻게 진행하면 되는지 전반적인 업무진행 상황을 체크할 수도 있습니다. 
아무리 급해도 두 번, 세 번 꼼꼼하게 확인해 봅시다. 
이메일은 가장 기본적이면서도, 가장 중요한 소통의 업무 방식입니다.