[전략 기획] 전사 경영전략 회의를 잘하려면 어떻게 해야 할까?

필자가 속한 전략기획팀은 여러가지 업무를 수행하지만 그중에서도 매달 빠지지 않고 진행하는 것이 있습니다. 

 

한달동안의 경영실적과 각 사업부문의 사업진척도를 전반적으로 공유하고 점검하는 경영전략회의를 진행하는 것이 그것인데요. 매번 정해진 루틴으로 진행하곤 하지만 이렇게 까지 자리잡기까지는 여러가지 다양한 시행착오를 겪으면서 자리잡게 된것 같습니다. 

 

필자 회사의 조직의 경우, 각 사업부문-사업본부-단-센터-팀의 형태로 조직이 구성되어 있는데. 

매월 시행하는 경영전략회의에는 본부장 이상의 임원급에서만 참석을 합니다. 

 

임원대상의 회의라서 A부터 Z까지 세심하게 챙겨할 사항들이 있는데 

그중에서 중요하게 고려해야 할 사항들을 정리해 보았습니다. 

경영전략를 잘하려면 다음과 같은 사항을 고려해야 합니다.

1. 회의의 목적을 명확히 한다.  회의를 통해 무엇을 기대하는지, 어떤 결과를 얻고 싶은지 명확히 해야 합니다.
2. 회의의 의제를 준비한다.  회의에서 논의할 내용을 정리하고, 순서를 결정합니다.
3. 회의에 필요한 자료를 준비한다. 회의에서 참고할 자료, 회의록, 발표 자료 등을 준비합니다.
4. 회의에 참석할 인원을 결정한다. 회의의 목적과 의제에 따라 참석할 인원을 결정합니다.
5. 회의를 진행한다. 회의의 시작과 끝을 명확히 하고, 회의의 목적과 의제를 제시합니다. 회의 참가자들에게 의견을 제시할 기회를 제공하고, 토론을 유도합니다.
6. 회의를 마무리한다. 회의의 결과를 요약하고, 다음 회의 일정을 결정합니다.

이중에서 어느것 하나도 중요하지 않은 것이 없지만 저는 개인적으로 마무리가 중요하다고 생각합니다. 

회의록을 잘 적성해서 공유하는 것도 전략기획 업무에서 중요한 업무입니다. 

회의록은 그냥 타이핑 수준의 녹취록이 되면 안되고, 중요한 키포인트나, CEO, 각 부문장의 요청사항이나 이후에 추가자료, 추가보고가 이어질수 있도록 생생한 이력관리도 필요하기 때문입니다. 

다음은 경영전략를 잘 진행하기 위한 몇 가지 추가 팁입니다.

• 회의에 참석한 모든 사람이 회의의 목적과 의제를 이해하도록 한다. 사전에 메일공지 안내를 통해 명확하게 이번 회의의 목적과 필요한 사항을 명확하게 전달합니다. 매월 동일한 루틴으로 진행하지 않기 위해 한가지씩 주제와 아이템을 선정하는 방법도 좋습니다. 

 

• 회의 참가자들이 자유롭게 의견을 제시할 수 있는 분위기를 조성한다. 이 부분은 CEO와 진행자의 역할이 중요한데 각 사업부문과 사업본부 보고 후에 해당 사항에 대해서 질의를 하거나 공유할 부분을 자유롭게 할수 있도록 별도의 시간을 마련하거나 임원을 대상으로 질문사항은 없는지 의중을 물어보는 형태로 진행도 가능합니다. 

 

• 회의의 진행이 지루해지지 않도록 주의한다. 이 부분은 사실 회의 때마다 모두 다릅니다. 매출이나 영업실적이 회의의 분위기에 큰 영향을 미치기 때문입니다.  만약 실적과 무관하게 지루하지 않게 진행하고자 한다면 회의 시작전에 가볍게 아이스브레이킹 등의 시간을 마련하여, 회의 시작전에 분위기를 반전해 보는 것도 좋은 방법입니다. 필자의 회사에서는 임직원이 하나의 주제를 가지고 10분 내외로 짧게 아이스브레이킹을 직접 경영전략회의에서 진행한 적이 있었는데 일반 임직원이 참여하기 어려운 임원대상의 경영전략회의에 참여한다는 경험을 선사할수 있고, 임원들도 아이스브레이킹을 통해 회의 전에 분위기를 띄워보는 시간을 가질수 있다는 두가지 장점이 있어서 유익했던 것 같습니다. 

 

• 회의의 결과를 명확히 하고, 다음 회의 일정을 결정한다. 결과공유는 항상 중요하지만 잘 안되는 부분입니다. 경영전략회의는 자칫하면 일반적인 bottom up 형식의 보고로 끝나버릴수도 있기 때문에 이후 다른 업무로 연속성을 가지려면 반드시 결과보고와 추가보고, 다음회의 일정에 반영 여부등에 대한 추가 업무가 반드시 필요합니다. 

경영전략회의는 회사의 미래를 결정하는 중요한 자리입니다. 
따라서 회의를 잘 준비하고 진행하는 것이 중요합니다.
위의 사항들을 고려하여 경영전략회의를 진행하시는데 도움이 되시길 바랍니다.
경영전략회의만 잘 진행한다해도 회사의 미래를 결정하는데 큰 도움이 될 것입니다.