업무로 성공하기 위한 20가지 시간 관리 방법

필자가 그동안 사회생활을 하면서 생각하고 실천했던 시간관리 방법들이 있다.

꼭 성공하기 위한 방법이 아니더라도...나를 위해서 꼭 지키는 것들이 있다.

부끄럽지만 사실 이렇게 하다보니 남들보다 빨리 승진도 하고 빨리 인정을 받은 것 같기도 하다.

그럼.. 나만의 노하우를 작성하고 기록해 봐야겠다.

 

1. 무슨 일이든지 미루지 말고 지금 바로 한다.

성공의 제 1법칙이다.

2. 출퇴근시 자동차 안에서 보내는 시간을 활용한다.

하....필자는 출퇴근만으로 약 3시간을 활용한다. 3시간 동안 나를 위해 활용할 수 있는 수많은 것들을 활용하고 있다. 3시간의 출퇴근 시간이 아깝지 않은 백만 가지 이유다.

3. 나에게 최고로 능률이 오르는 시간이 언제인지 파악하고 그 시간에 가장 소중한(중요한)일을 한다.

누구에게나 집중이 잘 되는 시간이 있고, 다 다르다. 필자의 경우, 오전 시간이 특히 그렇다. 가장 중요한 일은 대부분 오전에 해 치운다(?) 오후에는 나를 찾는 사람도 많고, 그러다 보면 집중도가 가끔 떨어질 때가 있다. 또 업무보고나 업무 미팅에도 참여해야 하기 때문이다.

4. 낙관주의자가 돼라

 

누구에게나 친절한 사람이 되자. 밝은 얼굴로 협업에 주인공이 되어보자.

5. 자잘한 업무를 묶어서 한번에 처리한다.

일을 하다보면 솔직히 쓸데없는 일이 생긴다. 자잘하다고 생각하는 업무는 최대한 한 번에 처리할 수 있도록 한다. 꿀팁(?)을 하나 전수하자면.. 한 가지 업무에 대해서 여러 번 가공해서 할 생각을 하지 말자. 필자는 업무적으로 CEO 경영일정을 담당하면서 전사 회의체를 운영 관리 하는데, 각 사업부문에서 모든 정리를 해서 전달받을 수 있도록 샘플을 잘 만들어서 배포하고 매주 받아본다. 한번 잘 만들어진 샘플은 여러 번 손이 가지 않게 한다. 그러면 나도 편해지고 받아보는 CEO도 편해지고, 작성하는 사업 담당자도 편해진다. 즉.. 모두가 편해지는 일이다.

6. 정신을 집중해야 하는 창조적인 업무는 행정적 업무와 분리시킨다.

중요한 사항이다.... 집중해서 할 업무는 따로 회의실을 예약해서 활용하거나, 사내 메신저에 업무방해 금지모드 등을 걸어둘 필요도 있다. 어쩔수 없이 해야만 하는 행정적 업무와 일상적인 업무는 시간을 정해서 따로 하는 것도 좋은 방법이다.

7. 한번 손대기 시작한 일은 가능하면 끝을 내고 다른일을 시작한다.

절대로 한번에 여러 가지 일을 하지 않는다. 성격상 예전에는 다양한 여러 가지 일들을 한꺼번에 하려고 했다.

때로는 생각에 전환이 필요하여, 하던일을 잠시 홀딩하고 다른 일을 시작하거나 중지했던 업무를 하기도 하는데. 그렇게 되면 확실히 집중도도 떨어지고 퀄리티도 마음먹은 만큼 나오지 않는다. 업무적으로 멀티플레이어를 원하는 시대는 끝났다... 한 가지라도 잘하는 사람이 되자.

8. 사무실이나 책상의 레이아웃을 개선하고 특히 책상은 되도록 깔금하게 잘 정돈한다.

필자는 직장 동료를 판단하는 첫번째 기준으로 책상의 상태를 본다.

9. 모든 업무상의 메모와 리포트, 등에 날짜를 기입하고 봤다는 표시(체크)를 해두는 습관을 기른다

 

필자는 메모광이다. 글씨를 쓰는 것도 좋아하고 메모를 하는 것도 좋아하고 그림을 그리는 것도 좋아한다.

매일매일의 업무를 모두 기록한다. 진행중인 업무를 기록하고 완료된 업무에는 빨간색 볼펜으로 취소선을 그어준다. 이렇게 다이어리를 사용하다 보면 어떤 업무를 했고 어떤 업무가 남았고, 어떤 업무가 진행 중인지 알 수 있다.

절대로 나의 업무를 잊어 버리는 경우가 없다.

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10. 계획을 짜고 우선 순위를 정하는데 시간을 할당한다.

계획이 먼저다 잘 짜여진 계획은 업무시간을 효율적으로 활용할 수 있도록 해준다.

11. 동료들이나 상관과 어느 일을 먼저 해야 할 것인가를 의논한다.

세상에 모든 일에는 우선순위가 있다. 세상의 모든 업무는 혼자 할 수 없다고 생각한다. 혼자 하려면 1인 기업의 CEO가 돼라... 팀원이나 동료가 있다면 가능한 협업을 통하여 업무를 추진하는 방법을 강하게 추천한다. 세상에는 나보다 똑똑하고 더 다양한 관점을 가진 동료!! 가 있다. 혼자 하지 말고 어떤 일을 먼저 할 것인지 의논해 보자. 이것이 팀워크의 시작이다.

12. 타이트한 스케줄보다 느슨한 스케줄이 업무 완성률을 높인다.

최근에 가장 어렵다고 생각하는 것 중에 하나이다. C-level의 교체가 있으면서 마이크로매니징과 빠른 의사결정을 통한 실행에 대한 속도가 빨라졌다. 엔진에 예열이 필요없는 고성능 전기차 수준이다. 밟으면 훅 나가야 한다.

모든 업무에는 마감일정과 진행 스케줄이 있는데 필자의 경우, 개인적으로 느슨하게 스케줄을 잡는 방법을 활용한다. 업무상 타 사업부문에 보고를 받아서 취합하거나, 취합하여 전사의 문서를 작성하는 경우가 종종 있는데 취합일정은 무조건 보고 일정보다 우선하여 잡는다. 절대로 취합일정에 맞게 보고서를 보내줄 거라고 믿지 마라..

당신의 스케줄에 집중하되, 타인의 스케줄은 조절하는 능력을 키워야 성공한다.

13. 개인적인 대화나 전화는 최대한 자제한다.

필자의 사무실에는 전화부스가 있다. 통화가 길어진다거나, 개인적인 통화 등 동료들에게 방해가 되는 사항은 전화부스를 사용하거나, 비어있는 회의실을 사용한다. 개인적인 통화는 절대로 자리에서 하지 않는다. 이건 나만의 철칙이다. 때로는 진중하거나 깊은 업무이야기에 대해서도 자리에서 하지 않는다. 팀원들이나 상사들은 모든 통화를 다 듣고 있다. 상대방과 프로페셔널하게 통화하면서 제압할 자신이 없거나, 업무적 전화통화로 당신의 부족함이나 부끄러움을 내세울 필요는 없다. 이것 또한 사회생활에서 자기 관리 중 중요한 사항이다.

14. 아이디어가 떠오를 때마다 써 놓을수 있는 비상 노트를 꼭 가지고 다닌다.

요즘엔 스마트폰 메모기능이 있지만 가능하면 회사에 있을 때는 여전히 다이어리를 항상 챙긴다. 다이어리를 사용했을 때 능률이 확실히 더 오르고 기억이 더 오래간다.

15. 스스로 업무에 대한 마감 시간을 정해 놓는다.

명심하자. 진짜 중요하다. 일이 늘어지기 시작하면 끝이 없다.

16. 머리와 체력도 리듬을 탄다 '10분 휴식'은 리듬에 상향 곡선을 그리게 해준다.

생각해 보면 학교 다닐 때도 꼭 쉬는 시간이 있었다. 쉬는 시간은 꼭 필요하다

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17. 약속 시간에 일찍 도착하도록 항상 10분 여유를 둔다.

진짜 약속 시간이 아닌 내가 지켜야할 약속시간을 따로 설정합니다. 서로를 위해 속이 편안해집니다.

18. 자신의 컨디션에 맞춰 중요한 일과 사소한 일을 분배해 처리한다.

꼭 컨디션 때문이 아니더라도, 일의 우선순위를 정하고 분배하는 습관을 들이자~

19. 정말 원하는 것을 하기 위해 꾸준히 시간을 내려고 노력한다.

가장 실천하지 못하고 있는 것 중에 하나!! 꾸준함이 가장 어렵다.

20. 지금 시간을 최대한 효율적으로 쓰고 있는가를 자문한다.

나를 위한 시간이 가장 소중하고 값지다. 시간은 절대 돈으로도 살수 없지 않은가...

어떻게 보면 나에게 허락된 이 시간이 가장 소중하고 가장 아깝다.

절대로 시간을 낭비하지 말자.

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나만의 노하우가 누군가에게는 진심으로 조금이나마 도움이 되었으면 한다.

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강력하게 추천!!

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