스마트하게 설명하는 방법

회사에서 업무를 보거나 가정에서 아이들과 이야기하거나, 사람들과 소통이 필요할 때 가장 고민되는 부분은 나의 의견을 어떻게 하면 잘 전달할까? 입니다. 저는 회사에서 업무를 볼때도 소통이 가장 중요하다고 생각하는데요. 업무적으로 협업을 하거나 문의할 일이 있을때. 또는 저에게 문의하러 오는 분들이 있을때 어떤 자세로 어떻게 대응해야 하는지에 대한 고민들을 항상 합니다. 예컨대 제가 꼭 필요해서 업무적으로 소통을 하려고 할때, 항상 신경질 적이고 다가가기 힘든 동료들이 꼭... 있거든요.. 특히 그런 동료들을 대상으로 무언가 설명이 필요할때 어떻게 하면 나이스하게 대응할 수 있을까 고민을 해 보기도 했는데요. 아래 정리한 내용들은 제가 회사에서 업무적으로 일을 하면서 느꼈던 부분을 정리한 내용입니다.

 

비 언어적 표현에 신경쓰기

 

남들에게 설명을 하거나 대화를 할 때, 대화 자체도 중요하지만 설명하거나 대화를 하고자 할 때. 우선적으로 고려해야 하는 점이 어떻게 다가갈까? 입니다. 회사에서의 예를 들면... 모두가 바쁜 업무시간에 업무적으로 협조가 필요하거나 전문부서, 또는 협업이 필요하거나 업무요청을 할 때가 종종 있습니다. 이럴 때는 기본적으로 상대방이 어떤 상황인지를 먼저 살펴볼 필요가 있습니다.

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상대방이 엄청 바빠 보이거나, 업무에 집중하고 있을 때는 우선적으로 대화가 가능한지 미리 사전에 문의를 해 보는 것이 좋습니다. (간혹 불쑥불쑥 찾아오는 분들이 있습니다)

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또, 상대방이 바빠 보이지 않더라도 항상 어두운 표정이거나 심각한 표정, 또는 말을 걸기 어렵게 만드는 표정을 하고 있는 분들이 있습니다.(항상요...) 이런 동료들의 특징은 상대방으로 하여금 대화하기 힘든 상황을 미리미리 만든다는 특징이 있습니다. (주변을 둘러보세요.. 꼭 있을 겁니다...)

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언젠가 한번 이런 동료(입사동기)에게 '너는 왜 항상 사무실에서 표정을 어둡게 하고 인상을 쓰고 있어?' 라고 물어본 적이 있습니다. 그런데 그 동료의 대답이 충격적이었습니다. '응.. 이렇게 해야 사람들이 나에게 말을 잘 걸지 않아... 나 일하기도 바쁜데 다른 사람 일까지.. 다 어떻게 챙겨..' 라고 하는 것입니다. 아.. 이게 싫어서 일부러 표정관리를 하는구나.. 라고 생각을 했었지요...

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대화를.. 설명을... 보고를 시작할 때 가장 중요한 것이 화자의 자세라고 생각합니다. 대상을 고려하여 누구에게 어떤 설명이나 대화를 해야 하는지를 고민해 보고, 그가 적절한지 고려하고 대상자의 수준과 상황, 내용을 고민하여야 합니다.

 

 

언어의 구성을 고민하기(핵심부터 말하기)

 

우리는 어느 시대보다도 바쁜 일상을 보내고 있습니다. 말하기와 대화하기에서도 바쁨은 적용됩니다.

하고 싶은 말, 전달해야 할 말만 딱!! 핵심부터 말하는 연습이 필요합니다. 상대방에게 이 내용을 왜 말하는지, 나에게 필요한 답변은 어떤 것인지. 화자의 의도를 확실하게 전달할 수 있는 핵심 질문을 먼저 합니다. 그다음에 필요하다면 설명을 합니다. 어떤 이는 핵심만 말해서 필요한 대화나 설명을 이끌어 낼 수도 있습니다. 추가적인 이해나 원하는 답변이 있을 경우에만 구체적인 설명을 합니다. (청자가 확실하게 이해하지 못하거나 원하는 답변이 나오지 않을 때 기다렸다가 구체적인 사례나 의견을 추가적으로 설명하는 방법도 좋습니다. )

 

 

최대한 짧게 단문으로 설명하기

 

설명하거나 대화할 때 뭔가 나 스스로도 이해가 부족하다고 느껴질 때가 있습니다.

이럴 때는 나 스스로 준비가 되어 있지 않을 때가 많습니다.

절대로 즉흥적으로 대화하거나 생각하지 않고 말하는 습관은 버리는 것이 좋습니다.

회사에서도, 가정에서도, 또는 그 누구에게도 준비하거나 연습하지 않고 말하는 습관은 좋지 않습니다.

잠깐이라도 고민하는 습관이 필요합니다.

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예를 들어, 어린아이들은

쉼표를 사용하면서 말합니다. (예를 들면... 음... ~~하고, 음...~~~하고, 음...~~~ 해서.. )

왜 그럴까요... 중간중간에 쉼표로 쉬면서 본인이 다음에 할 표현을 생각해서 그렇습니다.

아직 대화나 설명이 익숙하지 않아서입니다. 즉 간결하게 말하는 연습이 잘 되어 있지 않습니다.

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주저리주저리 이야기하지 않고... 딱딱.. 나눠서 말하는 연습하기가 중요합니다. 이게 잘 안된다면...

첫째로, 두 번째로... 마지막으로.. 등의 단어를 서두에 쓰는 것도 좋습니다. (이 부분은 이메일에 활용해도 좋습니다)

- 논리정연하게 말하고 어수선하게 들리지 않습니다.

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명확하게 구분해서 말하기 

 

그냥 표현하는 것이 아니라.. 설명이나 대화로 여러 가지 설명(질문)을 해야 한다면. 전체 내용을 구분해서 진행해 보는 연습이 필요합니다. 또한 문장과 문장 사이에는 상대방이 대화를 잘 따라오고 있는지 쉬어가는 시간도 필요합니다.

(중간중간 질문을 할 수 있는 텀을 주거나, 잘 이해하고 있는지 돼 물어보는 것도 좋은 방법입니다)

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너무 길지 않게 간단명료하게 말하되. 조금 길어질 것 같다 싶으면 중간중간 끊어갑니다.

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이는 청자의 상황을 파악하면 말하기 연습입니다. 대화(설명, 보고)를 잘 따라오고 있는지 계속 이어나가도 될지 판단하는 잣대가 됩니다. 집중도가 떨어지거나 이해도가 떨어지고 있는 것처럼 보인다면 다시 한번 짚어서 이야기하고 집중할 수 있도록 하는 방법도 유용합니다.

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화자의 생각을 사전에 미리 정리해 보고, 구분하고 구조화하는 연습을 하는 것도 중요합니다.

자신이 생각이 구조화되어 있지 않고, 명확하지 않은데 대화(설명,보고)를 잘할 수 있을까요? 불가능합니다...

필요하다면 화자의 예상 질문을 미리 뽑아보고 본인이 말하려고 하는 주제에 어떤 질문이 있을지 미리미리 고민해 보는 것도 좋습니다.

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필자도 사무실에서 임원들이 보고용으로 쓰는 장표에는 항상 그 위의 임원들이 궁금해할 만한 QnA를 보고서와 함께 미리 준비합니다. 보고할 내용과 보고 내용에 대한 QnA는 항상 세트로 함께 작성을 하는데 이런 준비가 대화라고 생각해 봤을 때 일맥상통하는 것 같습니다.

 

대상을 고려하고

대화의 핵심을 먼저 말하고

간결하고 명확하게 말하고

구체적인 예시를 들어 설명하고

사전 질문 리스트를 준비하자